Co to oznacza dla parafii?
- Parafia, jeżeli wystawia faktury VAT (np. za usługi komercyjne, wynajem sal, sprzedaż produktów), od 1 lutego 2026 r. musi otrzymywać i wysyłać faktury wyłącznie przez system KSeF.
- Faktury za zakupy (prąd, gaz, telefon, internet) również będą dostępne wyłącznie przez system KSeF.
- Do końca stycznia 2026 możliwe jest korzystanie z dotychczasowych metod fakturowania (papierowo, PDF), ale później jedynie KSeF będzie prawnie dopuszczalną formą fakturowania w zakresie e-faktur ustrukturyzowanych.
Kroki do wdrożenia
Krok 1 – Złożenie formularza ZAW-FA
Dostarczenie do Urzędu Skarbowego (e-Doręczenia lub biuro podawcze) wypełnionego Formularza ZAW-FA podpisanego zgodnie z reprezentacją podmiotu, gdzie upoważnia się jedną osobę do pracy z KSeF (potem przez nią następuje dalszy kolportaż uprawnień w systemie KSeF).
Termin: najlepiej do końca stycznia 2026 r.
Krok 2 – Weryfikacja przez Urząd Skarbowy
Po złożeniu i weryfikacji formularza ZAW-FA, Urząd Skarbowy przesyła wiadomość e-mail: „Powiadomienie dotyczące uprawnień w KSeF", w której treści znajduje się potwierdzenie wprowadzenia wniosku wraz z numerem oraz danymi udzielającego uprawnienie.
Krok 3 – Logowanie do KSeF
Osoba uprawniona (której dane znajdują się na drugiej stronie Formularza ZAW-FA) powinna podjąć następujące kroki:
- Wejść na stronę: Krajowy System e-Faktur
- Wpisać NIP podmiotu i kliknąć „Uwierzytelnij"
- Wygeneruje się dokument – kliknąć „Podpisz"
- Zalogować się za pomocą profilu zaufanego (przez bank lub login i hasło)
Krok 4 – Nadawanie uprawnień
Po zalogowaniu:
- W menu po lewej stronie wybrać „Nadaj uprawnienie"
- Wybrać opcję „Osobie fizycznej posługującej się nr PESEL"
- Wypełnić dane:
- PESEL
- Imię
- Nazwisko
- Zaznaczyć odpowiednie uprawnienia:
- Wystawianie faktur
- Przeglądanie faktur
- Przeglądanie historii sesji
- Nadawanie dalszych uprawnień (opcjonalnie)
- Kliknąć „Nadaj uprawnienia"
Po pomyślnym nadaniu uprawnień pojawi się komunikat: „Zakończono pomyślnie. Twój wniosek o uprawnienie został prawidłowo złożony i obsłużony."
Zmiana proboszcza w parafii
Ważne: W przypadku zmiany proboszcza w parafii, nowy proboszcz ma obowiązek złożenia dwóch druków ZAW-FA:
- Jeden z wycofaniem uprawnień dla odchodzącego proboszcza
- Drugi dla siebie w celu nadania nowych uprawnień
Uprawnienia do KSeF przypisane są do NIP-u parafii, a nie do danego księdza proboszcza.
W załączeniu: instrukcja wypełnienia druku ZAW-FA oraz zbiór najważniejszych informacji.